Выдача наличных денег работнику под отчет может осуществляться либо по письменному заявлению подотчетного лица, содержащему проставленные руководителем юрлица сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату, либо по распорядительному документу юридического лица. Это следует из Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
В своем недавнем письме № 29-1-1-ОЭ/20642 от 06.09.2017 ЦБ пояснил, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием ФИО подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.
При подготовке распорядительного документа юрлицо руководствуется перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.
Уточним, в ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Каждому документу присвоен свой код.
В разделе ОК 011-93 «Документация по распорядительной деятельности организации» есть четыре документа:
- Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
- Приказ по вопросам основной деятельности
- Приказ о распределении обязанностей между руководством
- Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности.
Очевидно, в качестве распорядительного документа по подотчету более всего подходит Приказ по вопросам основной деятельности, имеющий код 02511511.
